Flexibiliteit

Een onderneming is continue in beweging. Om hier goed op in te kunnen spelen en vanuit de beheersing van de documentenstroom zijn flexibele contractvormen als reëel volume contract en poolcontract voortgekomen. Binnen deze contracten wordt de totale documentenstroom in kaart gebracht, evenals de bijbehorende kosten. Bij dergelijke contracten wordt een vaste prijs per afdruk bepaald, waarbij het niet uitmaakt op welke machine de afdrukken worden gemaakt. Tevens bestaat de mogelijkheid tot her- of bijplaatsing van de apparatuur indien de praktijk hierom vraagt.

Het reëel volume contract

In een reëel volume contract worden de aangeboden machines zoals vermeld in de configuraties opgenomen met de daarvoor geldende maandvolumes hetgeen resulteert in een poolvolume. De basis van dit contract vormen de vooraf overeengekomen typen en aantallen machines en de minimale volumes per maand.

Het voordeel van dit contract is dat iedere 12 maanden de actuele stand van zaken nauwkeurig, in overleg met u, wordt bekeken en waar nodig aangepast. Zo kan bijplaatsing of conversie van de machines plaatsvinden, alsmede kan er een tussentijdse aanpassing van afdrukprijs en contractvolume worden doorgevoerd, waarna het contract wederom voor de afgesproken looptijd wordt aangegaan. Zo zal de afdrukprijs dalen bij een toename van het totaalvolume en bij een afname van het totaalvolume zal deze stijgen. Hierdoor bent u te allen tijde goedkoper uit dan wanneer het afgesproken volume wordt gehandhaafd. Zo bent u verzekerd van een scherpe afdrukprijs, een reëel volume en optimaal op uw wensen afgestemde machines. Het afgesproken volume wordt per kwartaal vooruit gefactureerd.

In de praktijk is inmiddels gebleken dat, buiten de besparing op de directe kosten, er ook aanzienlijk wordt bespaard op de indirecte kosten. Deze vorm van service vindt dan ook flinke opgang in de wereld van printers, faxen en kopieerapparaten. Zo groeien wij toe naar multifunctionele werkplekken waar kwaliteit, flexibiliteit, hoge productie en kostenbeheersing de boventoon voeren. Binnen een aantal jaren zullen IT en reprografie dan ook geen zelfstandige begrippen meer zijn, maar een ineengevloeid product.

Steeds belangrijker wordt het dus voor organisaties om een keuze te maken voor één businesspartner. Een partner die deze kosten beheersbaar en zichtbaar maakt door de print, kopieer-, en faxvolumes onder te brengen onder één contract met een vaste all-in prijs per afdruk, ongeacht of deze gemaakt wordt op print-, fax- of kopieermachine. Voordelen zijn onder andere een kostenbesparing die in veel gevallen kan oplopen tot 30%. Bijkomende voordelen zijn: vermindering van administratieve afhandeling, eenvoudige vervanging van de apparatuur, standaardisering in afdruk- en verbruiksmaterialen, één aanspreekpunt voor supplies, service enz.

Conversie

Binnen de overeenkomst bestaat de mogelijkheid tot omruilen en/of bijplaatsen, hierdoor heeft u altijd up-to-date apparatuur in huis. Op deze wijze is de apparatuur afgestemd op uw behoefte.

Poolovereenkomst

In uw geval is er geen sprake van een poolovereenkomst met betrekking tot het onderhoud, maar is in de toekomst wellicht mogelijk. Dit houdt in dat er een totaalvolume afspraak wordt gemaakt met betrekking tot het aantal te maken kopieën per maand, ongeacht op welke machines deze worden gemaakt.