In de meest eenvoudige bewoording is print management het versturen van printopdrachten middels een centrale printserver in plaats direct naar een professionele printer. Dit biedt onder andere de volgende voordelen:

• Duurzame printomgeving: efficiëntere manier van printen leidt onder andere tot minder papierverspilling en onderhoud. Ook het milieu wordt zodoende minder belast.
• Kostenreductie: de meer efficiëntere manier van printen leidt om dezelfde reden ook tot minder directe printkosten én personeelskosten
• Veilige printomgeving: de print management software kan uitgerust worden met geavanceerde print security opties, zo zijn bedrijfsgevoelige documenten voor de buitenwereld beter afgeschermd

De print management software geeft ook inzicht in het gebruik van de afdrukapparatuur middels diverse statistieken en rapportages. Zo is op werknemer of afdeling niveau het aantal afdrukken en de bijbehorende kosten te achterhalen. Maar zijn ook tellerstanden en inktpercentages te bekijken. Met behulp van deze inzichten kan het printergebruik verder geoptimaliseerd worden. Denk hierbij ook aan instellen van bijvoorbeeld printquota of afdrukregels. Zo kan worden ingesteld dat e-mails altijd in zwart wit worden afgedrukt en standaard alles dubbelzijdig de printer verlaat.